Hieronder vind je antwoorden op de meest gestelde vragen die jij als exposant, adverteerder of sponsor hebt. Heb je interesse om je organisatie onder de aandacht van duizenden bezoekers te brengen? Ontdek de vele mogelijkheden!
Van exposanten verwachten we dat zij achter de visie en missie van Opwekking en daarmee van de Pinksterconferentie staan. Bij nieuwe exposanten zijn identiteit en missie van de organisatie bepalend of ze kunnen deelnemen. Exposanten en cateraars dienen zich te registreren als ze wensen deel te nemen. De uiteindelijke beslissing tot deelname ligt bij Opwekking. Voorwaarde voor deelname is dat een organisatie die wil exposeren aan één van de volgende criteria voldoet:
De organisatie is gericht op evangelisatie en hulpverlening in het buitenland (anders dan Nederland en Vlaanderen) in een crossculturele setting.
De organisatie is gericht op evangelisatie en hulpverlening in Nederland en Vlaanderen (zowel in een crossculturele setting als in de eigen cultuur).
De organisatie is een (Bijbel)school die trainingen of opleidingen verzorgt voor een functie in één van de hierboven vermelde werkvelden.
De non-profitorganisatie richt zich op het ondersteunen van bovenstaande organisaties.
De organisatie betreft een christelijke onderneming met een christelijke klantenkring of christelijk personeelsbestand (zie informatie plein Geloof en Werk)
Om discussies te voorkomen, ligt het uiteindelijke besluit tot acceptatie bij Opwekking. Opwekking behoudt zich het recht voor om zonder opgaaf van redenen een aanvraag te weigeren. Er is slechts een beperkt aantal stands beschikbaar en Opwekking kan nieuwe exposanten niet garanderen dat de inschrijving geaccepteerd kan worden, noch dat eventuele wensen gehonoreerd kunnen worden.
Met het aanmeldformulier kun je je aanmelden en meteen een keuze maken voor locatie en pack. We nemen contact op om te horen wat de plannen zijn met de invulling van het gekozen pack, en vervolgens sturen we een offerte. Na akkoord op de offerte is deelname definitief. Bij aanmelding wordt akkoord gegaan met de voorwaarden. Lees deze dus goed door! Klik hier om naar het aanmeldformulier te gaan.
Op basis van de offerte sturen we begin maart een aanbetalingsfactuur van € 500,00 (excl. btw). Het restantbedrag van het totaal te betalen bedrag dient te zijn ontvangen voor 29 april.
Nadat de aanmelding is omgezet in een definitieve reservering worden annuleringskosten in rekening gebracht als er alsnog wordt besloten om niet deel te nemen.
Na vrijdag 29 april is annuleren niet meer mogelijk. Daarna worden de volledige kosten in rekening gebracht. Restitutie is niet mogelijk.
Opwekking kan niet aansprakelijk gesteld worden voor geleden schade indien er sprake is van overmacht. Onder overmacht wordt verstaan abnormale en onvoorzienbare omstandigheden die onafhankelijk zijn van de wil van degene die zich erop beroept en waarvan de gevolgen ondanks alle voorzorgsmaatregelen niet konden worden vermeden (bijvoorbeeld als de conferentie geheel of gedeeltelijk wordt onderbroken dan wel afgelast als gevolg van weersomstandigheden).
Bij ingrijpende wijzigingen met betrekking tot de Pinksterconferentie door overheidsmaatregelen gaan we opnieuw in gesprek om af te stemmen.
Het algemene parkeerterrein bevindt zich aan de overkant van de provinciale weg. De voertuigen van daggasten, conferentiebezoekers, exposanten en medewerkers staan gedurende de conferentie op het algemene parkeerterrein. Hier geldt betaald parkeren. Tijdens de conferentie is het evenemententerrein geheel autovrij. Tijdens de conferentie is het verboden te fietsen op het hoofdterrein.
Kaarten voor het algemene parkeerterrein kunnen vóóraf worden besteld via het aanmeldformulier of ter plekke worden gekocht bij het infopunt. De parkeerkaarten zijn geldig voor één dag, of het gehele weekend, en de kosten bedragen resp. € 11,00 en € 28,50.
Aan het begin van het conferentieterrein is een parkeerplaats ingericht die een versnelde toegang mogelijk maakt (Parking C). Op Parking C kan alleen geparkeerd worden met een speciale parkeerkaart. Een parkeerkaart voor Parking C wordt uitsluitend toegewezen en verstrekt door Stichting Opwekking. Als standhouder heb je de beschikking over 1 parkeerkaart voor dit terrein. Deze kan naar eigen inzicht worden ingezet; wij moedigen aan om deze te gebruiken voor laden en lossen en niet als weekendparkeerkaart.
Elke deelnemer aan de Pinksterconferentie moet zich vooraf aanmelden om het conferentieterrein te kunnen betreden. Dit betekent dat iedere standmedewerker van exposanten een toegangsbewijs nodig heeft om het terrein op te kunnen. Organisaties kunnen via de aanmeldlink toegangsbewijzen en parkeerkaarten bestellen voor hun medewerkers.
De globale openingstijden van de stands zijn als volgt:
Vrijdag 18.00-23.00 uur (EXPO tot 19.00 uur)
Zaterdag/zondag 10.00-23.00 uur (EXPO tot 19.00 uur)
Maandag 10.00-15.30 uur (EXPO tot 14.00)
We verwachten een minimale bemensing van de stand van 70%. In de tijden dat er geen bemensing op de stand is, moet de stand er verzorgd en uitnodigend uitzien. Alleen binnen deze tijden mag gebruikgemaakt worden van versterkte spraak en muziek langs de Boulevard. Op de Plaza is versterking niet toegestaan.
De opbouw van het evenement start op maandag 13 mei en duurt tot en met vrijdag 17 mei 12.00 uur. Exposanten kunnen opbouwen vanaf donderdag 16 mei. Er kan dan met de auto geladen en gelost worden bij de stand tot vrijdag 17 mei 12.00 uur. Voor de Plaza en EXPO geldt dat de auto alleen op het pad mag rijden; het is niet mogelijk met de auto voor de stand op de Plaza te lossen, maar vanaf de rand van de Plaza. De reden hiervoor is dat de vlonders en het grasveld niet geschikt zijn voor belasting van auto’s.
Op maandag na 18.00 uur kan er met de auto weer bij de stand worden ingeladen. De stand-benodigdheden moeten uiterlijk dinsdag 21 mei om 10.00 uur uit de stand verwijderd zijn i.v.m. het afbreken van de tenten. Volg bij het oprijden van het terrein altijd de aanwijzingen van de stewards.
Tijdens de conferentie is het terrein geheel autovrij en is fietsen op het hoofdterrein verboden. Voor het aanleveren van goederen tijdens de conferentie kan gebruikgemaakt worden van Parking C. Vanaf hier kunnen goederen met de hand vervoerd worden.
Het terrein is ingedeeld op basis van gebruiksdoel:
Kamperen (er zijn 7 kampeervelden A t/m G);
Programma: hoofd-, jongeren-, tiener- en kinderterrein;
Sing-interrein (op zondag): een apart stuk terrein, achter het jongerenterrein;
Leisure, ontspanning, beleving. Deze ruimte is ingericht voor catering, spel en ontspanning en exposanten. Ook de Mission@Opwekking valt hieronder. Deze ruimte is ingedeeld in zone A t/m C. De zone bepaalt de prijsstelling van de grond;
Binnen de Boulevard zijn er pleinen. Elk plein heeft diverse stands, een publiekstrekker, horeca en in sommige gevallen een programmaplek.
De belangrijkste plaatsen waar exposanten en cateraars kunnen staan, zijn:
Boulevard, dit is de toegangslaan vanaf de parkeerterreinen naar het hoofdterrein;
Plaza, een buitenplein op het hoofdterrein voor de EXPO
Er is een liveprogramma op het conferentieterrein en tegelijkertijd een onlineprogramma op het digitale platform. Alle digitale programma’s blijven via het platform beschikbaar tot 1 september. Standhouders kunnen een programmabijdrage leveren op het digitale platform. Geef bij aanmelding aan of er interesse is om een digitaal programma aan te leveren.
In de stands is het niet toegestaan om programma’s te maken. Het is wel mogelijk om een ambassadeur van de organisatie uit te nodigen voor een ‘meet and greet’ of een kort interview of het zingen van een liedje (akoestisch). Het is belangrijk dat het programma geen overlast geeft bij medestandhouders en niet langer duurt dan 15 minuten.
Tot maximaal 00.00 uur is publiek in de stand toegestaan, mits er geen geluidsoverlast optreedt. Programma-activiteiten in de stands worden niet vermeld in de algemene programmering. Ze kunnen wel in de eigen digitale tent vermeld worden.
Medio april worden er vooraf programma’s opgenomen voor de online Pinksterconferentie. Er kan gebruikgemaakt worden van de faciliteiten en de crew om een eigen programma op te nemen. Zo heb je voordelig een goede kwaliteit video-opname. Voorwaarden in overleg. Een uitgebreide uitleg hierover is te vinden in de overige voorwaarden.
Dit jaar willen we ook alle standhouders de gelegenheid geven om mee te eten in ons medewerkersrestaurant. Dit is alleen mogelijk op tijdstippenbuitende tijden waarop de reguliere medewerkers eten. Let op! Als je je inschrijft om te komen eten, wordt er ook op gerekend dat je daadwerkelijk komt. Reserveren om mee te eten kan via het aanmeldformulier voor de medewerkers.
In onze voorwaarden staat uitgebreid beschreven welke activiteiten toegestaan zijn. Hieronder een opsomming van de activiteiten die het meest aangevraagd worden, maar niet zijn toegestaan:
Verkopen van materialen (beperkt toegestaan in de EXPO);
Aanbieden van horeca (in welk vorm dan ook);
Het uitdelen van ballonnen;
Sproeien van water;
Gebruik van gasflessen;
Geluidsversterking gebruiken (beperkt toegestaan op de Boulevard);
Flyeren buiten de eigen stand aan elke voorbijganger.
Het is niet toegestaan goederen te verkopen zonder schriftelijke toestemming vooraf. Voor verkoop aan de stand gelden de volgende voorwaarden:
Het betreft materiaal (boeken, brochures, enz.) dat informatie geeft over of betrekking heeft op de eigen organisatie.
Het betreft materiaal dat geproduceerd is of tot stand gekomen is op een zendingsproject. De verkoopopbrengst komt ten goede aan het project.
Er worden geen commerciële producten verkocht; ook niet als dit voor evangelisatiedoeleinden bestemd is, of als de achterliggende gedachte is dat de opbrengst voor de zending is.
De verkoopactiviteiten zijn niet concurrerend ten opzichte van de lectuur- en muziektent van Opwekking.
Voor een verkoopstand geldt een toeslag van 10% op de bruto standprijs. Als bij de aanmelding wordt aangegeven dat er gebruikgemaakt wordt van een verkoopstand, ontvangt de exposant te zijner tijd een verzoek om de verkoopitems ter goedkeuring aan ons door te geven.
In verband met voedselveiligheid en hygiëne is het exposanten niet toegestaan om voedsel of dranken te verkopen, dan wel uit te delen aan de stand, tenzij er sprake is van schriftelijke toestemming van Opwekking. De afdeling veiligheid en milieu zal hierop toezien en handhaven.
In het kader van milieu en veiligheid is het uitdelen en/of oplaten van ballonnen niet toegestaan. (Dit geldt ook voor wensballonnen.) Ballonnen die in de natuur terechtkomen brengen ernstige schade toe aan natuur en milieu. Ze worden bijvoorbeeld opgegeten door vissen, vogels en andere dieren. Opgeblazen ballonen die knallen, geven een schrikreactie die tot paniek kan leiden.
Iedere exposant of cateraar dient zelf een WA-verzekering af te sluiten en de materialen en eigendommen te verzekeren tegen brand/diefstal. Opwekking accepteert geen enkele vorm van aansprakelijkheid die betrekking heeft op schade aan derden en of brand/diefstal van eigendommen en materialen.
Medewerkers van exposanten en cateraars kunnen gebruikmaken van de kampeerfaciliteiten die het terrein biedt. De kampeerplaatsen op de conferentie zijn in principe stroomloos. Indien gewenst en mogelijk zullen we in overleg met de exposant een aantal kampeerplaatsen in de buurt van de standplaats toewijzen. Daarvoor is het noodzakelijk dat vooraf de reserveringsnummers van de kampeerders worden doorgegeven. Voor registratie van kampeerplaatsen geldt de standaardprocedure die Opwekking hanteert. Kijk voor het boeken van kampeerplaatsen onder aanmelden.
De inrichting van de tent kan gehuurd worden bij één van onze preferred suppliers of zelf worden meegenomen. Omdat er in de opbouwdagen heel veel materiaal geleverd wordt, vragen we om geen leveranciers of derden naar het terrein te sturen zonder begeleiding vanuit de organisatie.
Elke locatie beschikt in de nabije omgeving over een aansluiting voor een vermogen van maximaal 750 watt. Indien het vermogen van de standaardaansluiting niet toereikend is, kan additioneel vermogen gehuurd worden. Opwekking biedt een aantal standaard elektra-aansluitingen met bijbehorende prijs waaruit gekozen kan worden.
Er is draadloos internet beschikbaar op het conferentieterrein gedurende het hele weekend. Hiervoor zijn speciale wifihotspots ingericht op het hoofd-, jongeren- en tienerterrein. Over de ontvangst kunnen we helaas geen garanties geven. Dat is afhankelijk van het aantal gebruikers, de afstand en eventuele ‘verstoringen’.
Het is niet toegestaan om een eigen hotspot bij de stand te plaatsen. Dit verstoort namelijk het digitale verkeer van de productie, opnames en stream. Eventueel kan wifi ingekocht worden bij Opwekking voor de vastgestelde tarieven.
Op de Plaza en in de EXPO is het gebruik van wifi bij de kosten inbegrepen. Op de Boulevard kan wifi worden aangevraagd. Het starttarief is € 750,-. Afhankelijk van de locatie kan dit bedrag hoger worden. We willen ook benadrukken dat wij geen garanties kunnen geven op het functioneren van de wifi, i.v.m. het vele etherverkeer gedurende de Pinksterconferentie.
Zwaar materieel van de exposant of cateraar kan de ondergrond van het terrein schade toebrengen. Indien nodig (door Opwekking te bepalen) zullen rijplaten worden ingezet om schade te voorkomen.
De kosten komen voor rekening van exposant of cateraar. Een rijplaat is 1,5 x 5,85 m en kost per stuk € 47,50.
Omdat de Plaza op het hoofdterrein ligt, is er al veel geluid. Het is daarom niet toegestaan om op de Plaza spraak of muziek te versterken. Als overlast wordt gemeld, zullen we in overleg de juiste maatregelen nemen.
Op de Boulevard is het versterken van spraak of muziek beperkt toegestaan, zolang dit geen overlast tot gevolg heeft. (Uitzondering hierop is de overkant van de loopbrug. Daar is geluidsversterking niet toegestaan.) Er zal op worden toegezien, en tijdens de conferentie dienen de aanwijzingen en instructies opgevolgd te worden. Neem bij eventuele vragen vooraf contact met ons op.
Presenteer je organisatie ‘live’ en kom in contact met bezoekers op de Expo, de Plaza of de Boulevard. Ontdek wat voor jouw organisatie de beste optie is!
