Praktisch

Groepen

Als Opwekking vinden wij het belangrijk dat de conferentie samen beleefd kan worden. Dat houdt o.a. in dat kampeerders die als grote groep samen willen kamperen zo lang mogelijk de tijd krijgen om vrienden mee te vragen bij hun groep. Maar we willen ook ruimte bieden aan mensen die individueel naar de conferentie komen. Daarom worden groepen vooraf ingedeeld en reserveren we tegelijk ook ruimte voor individuele kampeerders. We willen op een eerlijke manier de indeling maken.

De plaats van je groep is afhankelijk van twee factoren: de aanwezigheid van medewerkers in de groep en het moment van aanmelden van elke kampeerder die deel uitmaakt van de groep. Hoe eerder ieder groepslid dit doet, hoe gunstiger dit is voor de veldindeling van de groep. Groepen met medewerkers worden eerst geplaatst op volgorde van aanmelding, daarna worden alle overige groepen geplaatst op volgorde van aanmelding.

Het minimumaantal personen voor een grote groep bedraagt 25. Iedere groep moet een contactpersoon aanstellen die zich ook als zodanig opgeeft naast zijn/haar opgave als kampeerder of medewerker die blijft kamperen. Grote groepen zijn verplicht om kwartiermakers vooruit te sturen op donderdag. Dit draagt bij aan de verkeers- en kampeerveiligheid, wat voor zo’n grote conferentie belangrijk is. Lees hieronder hoe het aanmelden van een grote groep in zijn werk gaat. 

Wie is de contactpersoon van de grote groep?

Je wijst per groep iemand aan die zich voor die groep aanmeldt als (enige!) contactpersoon. Dit kan via het aanmeldformulier ‘contactpersoon grote groep’. De contactpersoon ontvangt dan alle instructies die nodig zijn om een opgave van het aantal benodigde plaatsen te kunnen doen. Naar aanleiding van die opgave wordt de contactpersoon kort voor de conferentie geïnformeerd over de plaats die aan de groep is toegewezen. De sluitingsdatum voor het aanmelden als contactpersoon voor een groep is donderdag 5 mei. 

Bepalend voor de groepsindeling is de aanwezigheid van medewerkers in de groep en het gemiddelde reserveringsnummer van de groep. De plaats van je groep is afhankelijk van het moment van aanmelden van elke kampeerder die deel uitmaakt van de groep. Hoe eerder ieder groepslid dit doet, hoe gunstiger dit is voor de veldindeling van de groep. Groepen met medewerkers worden eerst geplaatst. 

In het aanmeldformulier ‘contactpersoon grote groep’ is het mogelijk om een aantal voorkeursvelden op te geven waar wij voor zover mogelijk rekening mee houden bij de indeling. Wij doen ons best om aan deze voorkeur te voldoen, maar we kunnen vooraf niks garanderen. 

Wanneer en hoe meldt de contactpersoon de groep aan?

Ieder groepslid dient zich als kampeerder op te geven door of het formulier ‘Aanmelden Pinksterconferentie’ in te vullen. Iedereen die zich aanmeldt, ontvangt een bevestiging met daarin een registratienummer. Deze bevestigingsmail heeft de contactpersoon van de grote groep nodig voor het invullen van het groepsopgaveformulier

Enkele weken voor de conferentie, op donderdag 7 april, ontvangt de contactpersoon een vooraankondiging van de groepsopgave met nog een keer alle informatie op een rij. Op donderdag 5 mei ontvangt de contactpersoon het groepsopgaveformulier waarop de namen en de registratienummers van iedereen die bij de groep hoort, moeten worden ingevuld met daarbij het definitieve aantal personen en kampeermiddelen. Afhankelijk van de grootte van de groep dienen daarbij ook de kwartiermakers opgegeven te worden. Het aantal toegangsbewijzen voor kwartiermakers dat je ontvangt, hangt af van de grootte van de groep. De verdeling is als volgt: 

25-50 personen: 4 toegangsbewijzen 
51-75 personen: 6 toegangsbewijzen 
76 personen of meer: 8 toegangsbewijzen 

Per toegangsbewijs kan 1 auto het terrein op; het is dus niet mogelijk om met meer auto’s te komen dan het aantal toegangsbewijzen dat je ontvangt. Kwartiermakers mogen hun gezinsleden meenemen. 

Het is verstandig om het groepsopgaveformulier pas terug te sturen zodra de contactpersoon zeker weet dat alle gegevens definitief zijn. Je kunt jullie groepsopgave niet meer wijzigen! Ook kun je ter plekke bij de conferentie geen extra personen laten aanschuiven bij je groep. De groepsopgave dient uiterlijk maandag 16 mei voor 12.00 uur in ons bezit te zijn. Let op: het moment van insturen van dit formulier is niet van invloed op een gunstige veldindeling. Op 19 mei gaan wij de terreinen indelen. 

Hoe wordt de indeling van de groepen op de terreinen bepaald?

We begrijpen dat iedereen zo dicht mogelijk bij de programmaterreinen wil staan, maar dat is uiteraard niet mogelijk. We vinden het belangrijk dat de groepsindeling op een eerlijke manier gebeurt. Daarom hanteren we als criterium dat groepen met medewerkers eerst geplaatst worden op volgorde van het gemiddelde registratienummer van de groepsleden en daarna de overige groepen. De hoogte van het registratienummer is afhankelijk van het moment van aanmelden; hoe eerder ieder individueel groepslid zich aanmeldt, hoe lager het registratienummer is. Als we de groepsopgave van de contactpersoon hebben ontvangen, bepalen we per groep het gemiddelde registratienummer en aan de hand daarvan wordt de volgorde bepaald voor de indeling op de terreinen. Als er medewerkers deel uitmaken van de groep dan heeft dat dus een positieve invloed op het moment van indelen.

Bij de aanmelding van de contactpersoon is het mogelijk om een voorkeur op te geven waar wij rekening mee proberen te houden bij de indeling. De opties zijn: 

  • In verband met veel kinderen in de groep, veld B > C > F
  • In verband met veel jongeren in de groep, veld E > G
  • In verband met veel medewerkers in de groep, veld A > D > F
  • In verband met honden in de groep, veld G 

Wij doen ons best om aan je voorkeur te voldoen, maar we kunnen vooraf niks garanderen. Nadat de groepsvolgorde is bepaald en er is gekeken naar de voorkeuren, gaan we definitief indelen op de velden. De volgorde van de velden voor de indeling staat hierboven bij de opties aangegeven. Bij het bepalen van de hoeveelheid ruimte die je krijgt toegewezen, kijken wij zowel naar het aantal eenheden (tenten/caravans) als naar het aantal personen. Voor de eenheden houden wij een gemiddelde lengte van 4 meter aan.  

Wanneer hoor ik welke plek mijn groep toegewezen heeft gekregen?

Naar aanleiding van de opgave voor je groep wordt de contactpersoon voor de conferentie per post geïnformeerd over de plaats die aan de groep is toegewezen. Ook ontvangt de contactpersoon de toegangsbewijzen die de kwartiermakers nodig hebben om het terrein op te kunnen om de toegewezen plaatsen definitief te reserveren. De post wordt op vrijdag 20 mei verzonden.

Het is aan de contactpersoon om de overige groepsleden te informeren over de plek van de groep. Aangezien wij niet met groepsnamen werken, is het belangrijk dat ieder groepslid op de hoogte is van de naam van zijn contactpersoon.

Over de toegewezen plaats op het terrein wordt niet gecorrespondeerd. Ook kunnen we geen uitzonderingen maken. Gezien het grote aantal kampeerders en de beperkte ruimte op het terrein zijn de mogelijkheden om flexibel te zijn gering. We danken je bij voorbaat voor je begrip. 

Wanneer mogen de kwartiermakers arriveren?

Iedere groep stuurt een aantal kwartiermakers vooruit, die op donderdag 2 juni tussen 17.15 en 21.00 uur het terrein op kunnen om de toegewezen plaatsen definitief te reserveren. Het heeft onze voorkeur dat de kwartiermakers alle tenten voor de groep meenemen en opzetten. Kwartiermakers mogen hun gezinsleden meenemen (maximaal 1 auto per kwartiermaker). Als een kwartiermaker ook medewerker is en op donderdagavond al aan de slag moet dan is het toegestaan dat de medewerker op donderdag 2 juni vanaf 10.00 uur al de eenheden voor zijn/haar groep op gaat zetten.

Van de kwartiermakers wordt verwacht dat zij op vrijdag assisteren bij het toewijzen van de kampeerplaatsen aan de overige leden van de groep. Zij ontvangen hiervoor instructies van Opwekking op donderdagavond 2 juni om 22.00 uur in de nazorgtent. Kwartiermakers die erop toezien dat de (veiligheids-)richtlijnen voor het plaatsen van tenten en caravans worden nageleefd, dragen in grote mate bij aan een soepel verloop van de aankomst van de overige kampeergasten. Dit houdt o.a. in dat de tenten en caravans op de juiste manier worden geplaatst, dat er geen tenten/caravans geplaatst worden buiten het toegewezen deel van het kampeerveld en dat alle auto’s direct na het uitladen naar het parkeerterrein worden gereden. 

Wanneer mogen de overige groepsleden arriveren?

Voor de overige kampeerders uit de groep is het terrein op zijn vroegst vrijdag 3 juni vanaf 09.00 uur toegankelijk. Het is aan de contactpersoon om te zorgen dat alle groepsleden hiervan op de hoogte zijn.

Op vrijdag in de loop van de dag komen onze medewerkers bij je groepsplek langs om te inventariseren of er nog ruimte over is voor individuele kampeerders. De groep moet dan duidelijk kunnen aantonen voor wie eventueel nog plekken worden vrijgehouden. Het heeft onze voorkeur dat de kwartiermakers alle eenheden al hebben geplaatst op donderdag. Bij onduidelijkheid zal de vrije ruimte moeten worden teruggegeven aan de organisatie zodat er andere kampeerders kunnen gaan staan. Let op: bij groepen die geen kwartiermakers vooruitsturen, worden de toegewezen plaatsen al op vrijdagochtend vrijgegeven voor andere kampeerders. 

Kleine groepen

Voor groepen van minder dan 25 personen die bij elkaar willen staan, is het raadzaam om zo vroeg mogelijk te arriveren. Het terrein is vanaf 09.00 uur toegankelijk. De velden worden gevuld in volgorde van aankomst, dus je kunt alleen bij elkaar staan als je als groep tegelijk aankomt. Het lukt helaas niet om ruimte vrij te houden voor kampeerders die later arriveren. Zeker later op de dag kunnen wij niet garanderen dat er nog voldoende open plekken zijn om kampeerders als groep bij elkaar te plaatsen. 

Checklist

Controleer aan de hand van onderstaande checklist of je niets vergeet. Doe dit begin mei nog een keer. 

  • Tussen 1 februari en 5 mei contactpersoon registreren via het formulier ‘contactpersoon grote groep’.
  • Ieder groepslid (ook de contactpersoon) moet aangemeld worden via het aanmeldformulier. Ga hiervoor naar www.pinksterconferentie.nl. Hoe eerder ieder groepslid is geregistreerd, hoe gunstiger dit is voor de veldindeling van de groep. 
  • Voor het aanmelden van de groep heb je de registratienummers nodig van de leden van de groep. 
  • Op donderdag 7 april ontvang je als contactpersoon een vooraankondiging mail met alle belangrijke informatie nog een keer op een rij. 
  • Tussen donderdag 5 mei en maandag 16 mei 12.00 kan je als de contactpersoon de groep registreren. Let op: het formulier moet in één keer goed ingevuld worden. Na het afronden van de registratie kan dit niet meer gewijzigd worden!
  • Op 20 mei wordt de brief met de veldindeling en de toegangsbewijzen voor de kwartiermakers per post naar jou als contactpersoon verstuurd. 
  • De kwartiermakers komen op donderdag 2 juni tussen 17.15 uur en 21.00 uur naar het terrein, om de kampeerplaatsen definitief te reserveren. Zij hebben hiervoor een toegangsbewijs ontvangen via jou en horen van jou op welke locatie zij moeten zijn. Op vrijdag 3 juni vanaf 09.00 uur arriveren de overige groepsleden. Zorg ervoor dat zij weten op welke locatie ze moeten zijn. 
  • Kampeerders die niet zijn aangemeld bij de groep kunnen niet bij de groep staan. Zij kunnen elders op het terrein terecht.   

Op de camping

Beleef de Pinksterconferentie optimaal en kom gezellig met je gezin, kerk of vrienden kamperen. Samen een weekend lang Pinksteren vieren!

Veelgestelde vragen

Als alle groepsleden zich op 1 februari aanmelden, staan we dan dicht bij het hoofdterrein?

Wij kunnen niet garanderen dat de groep dicht bij het hoofdterrein wordt ingedeeld als alle groepsleden zich op 1 februari registreren. Als alle andere groepen zich ook op 1 februari hebben geregistreerd, kan het zijn dat je alsnog wat verder van het hoofdterrein komt te staan. Groepen met medewerkers worden eerst ingedeeld op volgorde van het gemiddelde registratienummer van de groep. Daarna worden alle overige groepen ingedeeld op volgorde van registratie. 

Ik ben contactpersoon grote groep. Wanneer kan ik onze groepsaantallen doorgeven?

Op donderdag 7 april ontvang je een vooraankondiging per mail met alle belangrijke informatie nog een keer op een rij. Op donderdag 28 april ontvang je het groepsopgaveformulier. Hiermee kun je de namen en de registratienummers van iedereen die bij de groep hoort, aan ons doorgeven met daarbij het definitieve aantal personen en kampeermiddelen. Afhankelijk van de grootte van de groep dienen daarbij ook de kwartiermakers opgegeven te worden. Het aantal toegangsbewijzen voor kwartiermakers dat je ontvangt, hangt af van de grootte van de groep. De verdeling is als volgt:

  • 25-50 personen: 4 toegangsbewijzen
  • 51-75 personen: 6 toegangsbewijzen
  • 76 personen of meer: 8 toegangsbewijzen

Per toegangsbewijs kan 1 auto het terrein op; het is dus niet mogelijk om met meer auto’s te komen dan het aantal toegangsbewijzen dat je ontvangt. Kwartiermakers mogen hun gezinsleden meenemen.

Het groepsopgave formulier kun je één keer invullen. Je kunt geen wijzigingen doorgeven. Wij raden je aan om het formulier pas in te vullen als je de informatie van je groepsleden compleet hebt. Het moment van insturen van dit formulier is niet van invloed op de veldindeling. 

Ik ben aangemeld als contactpersoon grote groep, maar heb geen bevestigingsmail gehad?

Wanneer je jouw aanmelding ‘contactpersoon grote groep’ verstuurt, zie je direct op je scherm een bevestiging van je aanmelding. Ook ontvang je binnen een paar minuten een bevestigingsmail. Als je je hebt geregistreerd, maar geen bevestigingsmail hebt ontvangen, neem dan contact met ons op. 

Mijn groepsopgave is verstuurd, maar ik wil nog een extra persoon toevoegen, kan dat?

Het is niet meer mogelijk om je groepsopgave te wijzigen als je die eenmaal naar ons verzonden hebt. Je kunt ook ter plekke geen extra personen meer laten aanschuiven bij je groep. De extra kampeerders krijgen ergens anders op het terrein een plek toegewezen. Wij beseffen dat dit vooral voor grotere groepen erg lastig is. Wegens het grote aantal kampeerders en de beperkte ruimte op het terrein is het helaas niet mogelijk om hierin flexibel te zijn. We danken je bij voorbaat voor je begrip. 
Is je vraag niet beantwoord? Neem dan contact met ons op via registratie@opwekking.nl

Ik hoor bij een groep, hoe moet ik mezelf nu registreren?

Iedere kampeerder of medewerker die blijft kamperen moet zich aanmelden. Aanmelden voor het kamperen kan per persoon, maar je kunt ook jouw gezin en/of andere personen toevoegen aan je registratie. Je hoeft hierbij nog niet aan te geven bij welke groep je hoort. Zorg dat één iemand uit je groep zichzelf als contactpersoon grote groep aanmeldt. Deze contactpersoon ontvangt verdere instructies over het aanmelden van de groep. 

Ik kampeer niet met een groep. Kan ik ook een voorkeursveld opgeven?

Het vooraf opgeven van een voorkeursveld kan alleen door grote groepen. Voor kampeerders die niet met een grote groep kamperen geldt dat zij bij aankomst op het terrein het veld van hun voorkeur kunnen doorgeven aan onze medewerkers ter plekke. Of dit ook lukt, is afhankelijk van de situatie op dat moment. Het indelen gebeurt op volgorde van aankomst. 

Ik kom met mijn jeugdgroep kamperen. Kunnen we ons op één formulier opgeven?

Het is niet mogelijk om je als groep op één formulier op te geven. Als Opwekking vinden wij het belangrijk dat iedereen zich apart als individu of als gezin aanmeldt, zodat iedere deelnemer onze post ontvangt op zijn eigen adres en verantwoordelijk blijft voor zijn eigen factuur. 

Kan ik mijn gezin in één keer aanmelden en dan bij twee verschillende groepen aansluiten?

Ja, dit is geen probleem. Binnen het groepsopgaveformulier kan je het aantal personen per registratienummer verminderen zodat je je ook bij een andere groep met hetzelfde registratienummer kan aanmelden en ook daar het aantal personen kan verminderen.

Kunnen wij als groep een voorkeur voor een terrein aangeven?

In het aanmeldformulier ‘contactpersoon grote groep’ is het mogelijk om een voorkeur op te geven waar wij rekening mee houden bij de indeling. De opties zijn: 

  • In verband met veel kinderen in de groep, veld B > C > F
  • In verband met veel jongeren in de groep, veld E > G
  • In verband met veel medewerkers in de groep, veld A > D > F
  • In verband met honden in de groep, veld G 

Wij doen ons best om aan deze voorkeur te voldoen, maar we kunnen vooraf niets garanderen.  

Is je vraag niet beantwoord? Neem dan contact met ons op via registratie@opwekking.nl.

Blijf op de hoogte

Bekijk het laatste nieuws of schrijf je in voor onze nieuwsbrief.

Over ons    Colofon    Voorwaarden    ANBI    Privacy    Cookies    Disclaimer

Copyright © St. Opwekking    Alle rechten voorbehouden    Website door Aaron Media