Groepen

Naar aanleiding van de opgave voor je groep wordt de contactpersoon voor de conferentie per post geïnformeerd over de plaats die aan de groep is toegewezen. Ook ontvangt de contactpersoon de toegangsbewijzen die de kwartiermakers nodig hebben om het terrein op te kunnen. De post wordt op vrijdag 12 mei verzonden. 

Het is aan de contactpersoon om de overige groepsleden te informeren over de plek van de groep. Aangezien wij niet met groepsnamen werken, is het belangrijk dat ieder groepslid zelf op de hoogte is van de naam van zijn/haar contactpersoon. 

Over de toegewezen plaats wordt niet gecorrespondeerd. Ook kunnen we geen uitzonderingen maken. Gezien het grote aantal kampeerders en de beperkte ruimte op het terrein zijn de mogelijkheden om flexibel te zijn gering. We danken je bij voorbaat voor je begrip. 

Wij kunnen niet garanderen dat een groep dicht bij het hoofdterrein wordt ingedeeld als alle groepsleden zich op 1 februari registreren. Als andere groepen zich ook op 1 februari hebben geregistreerd, kan het zijn dat je alsnog wat verder van het hoofdterrein komt te staan. Groepen met medewerkers worden eerst ingedeeld op volgorde van het percentage medewerkers t.o.v. de groepsgrootte. Als er daarna nog plek is, worden de groepen zonder medewerkers ingedeeld op basis van het gemiddelde registratienummer.

Op donderdag 30 maart ontvang je een vooraankondiging per mail met alle belangrijke informatie nog een keer op een rij. Op donderdag 27 april ontvang je het groepsopgaveformulier. Hiermee kun je de namen en de registratienummers van iedereen die bij de groep hoort, aan ons doorgeven, met daarbij het definitieve aantal personen en kampeermiddelen. Daarbij dienen ook de kwartiermakers opgegeven te worden. Het aantal toegangsbewijzen voor kwartiermakers dat je ontvangt, hangt af van de grootte van de groep. De verdeling is als volgt: 

• 25-50 personen: 4 toegangsbewijzen 
• 51-75 personen: 7 toegangsbewijzen 
• 76-100 personen: 10 toegangsbewijzen 
• 101-150 personen: 15 toegangsbewijzen
• 150 en meer personen: neem dan contact op via registratie@opwekking.nl. Dan denken we graag met jou mee.

Per toegangsbewijs kan 1 auto het terrein op; het is dus niet mogelijk om met meer auto’s te komen dan het aantal toegangsbewijzen dat je ontvangt. Kwartiermakers mogen hun gezinsleden meenemen. 

Het groepsopgave formulier kun je één keer invullen. Je kunt geen wijzigingen doorgeven. Wij raden je aan om het formulier pas in te vullen als je de informatie van je groepsleden compleet hebt. Het moment van insturen van dit formulier is niet van invloed op de veldindeling. 

Het is niet meer mogelijk om je groepsopgave te wijzigen als je die eenmaal naar ons verzonden hebt. Je kunt ook ter plekke geen extra personen meer laten aanschuiven bij je groep. De extra kampeerders krijgen ergens anders op het terrein een plek toegewezen. Wij beseffen dat dit vooral voor grotere groepen erg lastig is. Wegens het grote aantal kampeerders en de beperkte ruimte op het terrein is het helaas niet mogelijk om hierin flexibel te zijn. We danken je bij voorbaat voor je begrip. 

Iedere kampeerder of medewerker die blijft kamperen moet zich aanmelden. Aanmelden voor het kamperen kan per persoon, maar je kunt ook jouw gezin en/of andere personen toevoegen aan je registratie. Je hoeft hierbij niet aan te geven bij welke groep je hoort. Zorg dat één iemand uit je groep zichzelf als contactpersoon grote groep aanmeldt en geef het registratienummer door aan deze contactpersoon. De contactpersoon ontvangt verdere instructies over het aanmelden van de groep. 

Ja, dit is geen probleem. Binnen een groepsopgaveformulier moet je per registratienummer het aantal personen en het aantal kampeermiddelen opgeven. Je kunt dus het aantal personen en/of het aantal kampeermiddelen over meerdere groepsopgaveformulieren verdelen. 

Groepen van minder dan 25 personen kunnen zich niet als groep aanmelden. Als je bij elkaar wil staan, is het raadzaam om zo vroeg mogelijk te arriveren. Het terrein is vanaf 09.00 uur toegankelijk. De velden worden gevuld in volgorde van aankomst, dus je kunt alleen bij elkaar staan als je als groep tegelijk aankomt. Het lukt helaas niet om ruimte vrij te houden voor kampeerders die later arriveren. Zeker later op de dag kunnen wij niet garanderen dat er nog voldoende open plekken zijn om kampeerders als groep bij elkaar te plaatsen. 

Het is niet mogelijk om je als groep op één formulier op te geven. Als Opwekking vinden wij het belangrijk dat iedereen zich apart als individu of als gezin aanmeldt, zodat iedere deelnemer onze post ontvangt op zijn eigen adres en verantwoordelijk blijft voor zijn eigen factuur. Bestaat jouw jeugdgroep uit meer dan 25 personen? Lees dan de informatie over grote groepen goed door. 

Je wijst per groep iemand aan die zich voor die groep aanmeldt als (enige!) contactpersoon die zich als zodanig opgeeft naast zijn/haar opgave als reguliere kampeerder of als medewerker die blijft kamperen. Dit kan via het aanmeldformulier ‘contactpersoon grote groep’. De contactpersoon ontvangt dan alle instructies die nodig zijn om een opgave van het aantal benodigde plaatsen te kunnen doen. Naar aanleiding van die opgave wordt de contactpersoon kort voor de conferentie geïnformeerd over de plaats die aan de groep is toegewezen. De sluitingsdatum voor het aanmelden als contactpersoon voor een groep is woensdag 26 april. 

Bepalend voor de groepsindeling is de aanwezigheid van medewerkers in de groep en het gemiddelde reserveringsnummer van de groep. De plaats van je groep is afhankelijk van het moment van aanmelden van elke kampeerder die deel uitmaakt van de groep. Hoe eerder ieder groepslid dit doet, hoe gunstiger dit is voor de veldindeling van de groep. Groepen met medewerkers worden eerst geplaatst. Dit is dus in eerste instantie de belangrijkste factor.  

In het aanmeldformulier ‘contactpersoon grote groep’ is het mogelijk om een aantal voorkeursvelden op te geven waar wij voor zover mogelijk rekening mee houden bij de indeling. Wij doen ons best om aan deze voorkeur te voldoen, maar we kunnen vooraf niets garanderen.

Ieder groepslid dient zich op de reguliere wijze als kampeerder op te geven. Iedereen die zich aanmeldt, ontvangt een bevestiging met daarin een registratienummer. Dit registratienummer, het aantal personen en het aantal kampeermiddelen heeft de contactpersoon van de groep nodig voor het invullen van het groepsopgaveformulier. 

Enkele weken voor de conferentie, op donderdag 30 maart, ontvangt de contactpersoon een vooraankondiging van de groepsopgave met nog één keer alle informatie op een rij. Op donderdag 27 april ontvangt de contactpersoon het groepsopgaveformulier, waarop de namen en de registratienummers van iedereen die bij de groep hoort, moeten worden ingevuld. Dit met daarbij het definitieve aantal personen en kampeermiddelen. Ook dienen daarbij de kwartiermakers opgegeven te worden die op donderdag al aankomen om voorbereidingen te treffen voor de groep. Het aantal toegangsbewijzen voor kwartiermakers dat je ontvangt, hangt af van de grootte van de groep. De verdeling is als volgt: 

• 25-50 personen: 4 toegangsbewijzen 
• 51-75 personen: 7 toegangsbewijzen 
• 76-100 personen: 10 toegangsbewijzen 
• 101-150 personen: 15 toegangsbewijzen
• 150 en meer personen: neem dan contact op via registratie@opwekking.nl. Dan denken we graag met jou mee.

Per toegangsbewijs kan 1 auto het terrein op; het is dus niet mogelijk om met meer auto’s te komen dan het aantal toegangsbewijzen dat je ontvangt. Kwartiermakers mogen hun gezinsleden meenemen. 

Het is verstandig om het groepsopgaveformulier pas terug te sturen zodra de zeker is dat alle gegevens definitief zijn. Je kunt de groepsopgave niet meer wijzigen! Ook kun je ter plekke bij de conferentie geen extra personen laten aanschuiven bij je groep. De groepsopgave dient uiterlijk vrijdag 5 mei voor 12.00 uur in ons bezit te zijn. Let op: het moment van insturen van dit formulier is niet van invloed op de veldindeling. Op 11 mei gaan wij de terreinen indelen. 

Wanneer je jouw aanmelding ‘contactpersoon grote groep’ verstuurt, zie je direct op je scherm een bevestiging van je aanmelding. Ook ontvang je binnen een paar minuten een bevestigingsmail. Als je je hebt aangemeld, maar geen bevestigingsmail hebt ontvangen, check dan eerst je spambox voordat je contact met ons opneemt. 

Iedere groep stuurt een aantal kwartiermakers vooruit, die op donderdag 25 mei tussen 17.15 uur en 21.00 uur het terrein op kunnen om de toegewezen plaatsen definitief te reserveren. Het heeft onze voorkeur dat de kwartiermakers alle tenten voor de groep meenemen en opzetten. Kwartiermakers mogen hun gezinsleden meenemen (maximaal 1 auto per kwartiermaker). Als een kwartiermaker ook medewerker is en op donderdagavond al aan de slag moet, dan is het toegestaan dat de medewerker op donderdag 25 mei al vanaf 10.00 uur de tenten voor zijn/haar groep op gaat zetten. 

Van de kwartiermakers wordt verwacht dat zij op vrijdag assisteren bij het toewijzen van de kampeerplaatsen aan de overige leden van de groep. Zij ontvangen hiervoor instructies van Opwekking op donderdagavond 25 mei om 22.00 uur in de nazorgtent. Kwartiermakers die erop toezien dat de (veiligheids-)richtlijnen voor het plaatsen van tenten en caravans worden nageleefd, dragen in grote mate bij aan een soepel verloop van de aankomst van de overige kampeergasten. Dit houdt o.a. in dat de tenten en caravans op de juiste manier worden geplaatst, dat er geen tenten/caravans geplaatst worden buiten het toegewezen deel van het kampeerveld en dat alle auto’s direct na het uitladen/afkoppelen naar het parkeerterrein worden gereden. 

Voor de overige kampeerders uit de groep is het terrein op zijn vroegst vrijdag 26 mei vanaf 09.00 uur toegankelijk. Het is aan de contactpersoon om te zorgen dat alle groepsleden hiervan op de hoogte zijn. 

Op vrijdag in de loop van de dag komen onze medewerkers bij je groepsplek langs om te inventariseren of er nog ruimte over is voor individuele kampeerders. De groep moet dan duidelijk kunnen aantonen voor wie eventueel nog plekken worden vrijgehouden. Het heeft onze voorkeur dat de kwartiermakers alle eenheden al op donderdag hebben geplaatst. Bij onduidelijkheid zal de vrije ruimte moeten worden teruggegeven aan de organisatie, zodat er andere kampeerders kunnen gaan staan. Let op: bij groepen die geen kwartiermakers vooruitsturen, worden de toegewezen plaatsen al op vrijdagochtend vrijgegeven voor andere kampeerders. 

Het vooraf opgeven van een voorkeursveld kan alleen door grote groepen. Voor kampeerders die niet met een grote groep kamperen geldt dat zij bij aankomst op het evenemententerrein het veld van hun voorkeur kunnen doorgeven aan onze medewerkers ter plekke. Of plaatsing op dit veld ook lukt, is afhankelijk van de situatie op dat moment. Het indelen gebeurt op volgorde van aankomst. 

In het aanmeldformulier ‘contactpersoon grote groep’ is het mogelijk om een voorkeur op te geven waar wij rekening mee houden bij de indeling.