Groepen

De contactpersoon is voor ons het eerste aanspreekpunt van de groep. Per groep wijs je één persoon aan die zich als contactpersoon bij ons kenbaar maakt via de groepsregistratie. Deze contactpersoon krijgt toegang tot ons groepenportaal. Ook levert de contactpersoon de groepssamenstelling in. Vanaf 6 februari meld jij jezelf aan als contactpersoon en meld je de grote groep aan. Hoe dit precies werkt, lees je in het stappenplan.

Wanneer je jezelf aanmeldt als contactpersoon, ontvang je binnen een paar minuten een bevestigingsmail. Nadat je jouw e-mailadres hebt bevestigd, ontvang je een tweede mail waarin je toegang krijgt tot het groepenportaal. Als je je hebt aangemeld, maar geen bevestigingsmail hebt ontvangen, check dan eerst je map ongewenste mail of kijk in de spamfolder. Neem wanneer je de mail niet hebt gevonden, contact met ons op via het contactformulier.

Groepen die vóór 12 maart worden aangemeld, plaatsen wij waar mogelijk op het doorgegeven voorkeursveld.
Groepen die na 12 maart worden aangemeld, plaatsen wij op basis van beschikbaarheid.

De plaatsing zie je terug in je selfserviceportaal.

Grote groepen worden ingedeeld op volgorde van inleveren, dus hoe eerder een groep is ingeleverd, hoe groter de kans dat de groep op het opgegeven voorkeursveld kan worden geplaatst! Naast het inlevermoment, kijken we ook het naar aantal medewerkers. Mocht het voorkeursveld inmiddels toch vol zijn, dan kijken we naar het dichtstbijzijnde beschikbare veld.

Zolang de groepssamenstelling nog niet definitief is gemaakt (is ingeleverd) kan de contactpersoon de groepssamenstelling (online) wijzigen in het groepenportaal. Wanneer je groep is ingeleverd, is je groep definitief. Dan is het niet meer mogelijk om je groepsopgave aan te passen.

Je kunt ook ter plekke geen extra personen laten aanschuiven bij je groep. De extra kampeerders krijgen ergens anders op het terrein een plek toegewezen. Wegens het grote aantal kampeerders en de beperkte ruimte op het terrein is het helaas niet mogelijk om hierin flexibel te zijn. We danken je bij voorbaat voor je begrip.

Na het boeken van de tickets geeft de hoofdboeker via het selfserviceportaal door bij welke groep men wil aansluiten. Deze vraag komt vanzelf voorbij in de vragenlijst. De contactpersoon ontvangt vervolgens bericht wie zich bij de groep hebben aangemeld.

Ja, dit is geen probleem. Dit geef je ook door via het selfserviceportaal.

De kwartiermaker is verantwoordelijk voor de indeling van de toegewezen kampeerplek op het veld. Dit betekent dat zij al zo veel mogelijk kampeermiddelen meenemen en gaan opzetten. Het is daarom aan te raden dat de kwartiermakers kiezen voor een van de eerste tijdsloten op donderdag.

Is je groep kleiner dan 20 personen, bijvoorbeeld 2 of 3 gezinnen? Kom dan gelijktijdig aan. Dus kies hetzelfde tijdslot op dezelfde dag. Zo kunnen wij jullie zo dicht mogelijk bij elkaar plaatsen.

Let op! Ook voor deze situatie geldt dat je een groep moet aanmaken via onze website.

Elk groepslid kiest zelf een aankomstdatum en -tijd. Voor kwartiermakers geldt dat zij één van de eerst beschikbare aankomsttijden op donderdag 21 mei kiezen. Ook overige groepsleden mogen al op donderdag aankomen.

Elk groepslid kiest zelf een aankomstdatum en -tijd. Net als kwartiermakers mogen zij ook al op donderdag 21 mei aankomen.

Bij de aanmelding van de groep in het groepenportaal is het mogelijk om een veldvoorkeur op te geven waarmee wij rekening proberen te houden bij de indeling. Zodra een veld vol blijkt te zijn bij het afronden van jouw groepsaanmelding, kijken we automatisch naar het dichtstbijzijnde beschikbare veld. We moedigen de contactpersoon daarom aan om de groepsaanmelding zo snel mogelijk definitief te maken (‘in te leveren’). Let op! Deze kan naderhand niet meer aangepast worden.

Naast het inlevermoment kijken we ook het naar aantal medewerkers. Dit nemen we mee in de weging bij het plaatsen van de groepen. Wij doen ons best om aan je voorkeur te voldoen, maar we kunnen vooraf niets garanderen. Over de toegewezen plaats wordt niet gecorrespondeerd. Ook kunnen we geen uitzonderingen maken. Gezien het grote aantal kampeerders en de beperkte ruimte op het terrein, zijn de mogelijkheden om flexibel te zijn gering. We danken je bij voorbaat voor je begrip.

We zijn ontzettend blij om te zien dat er steeds meer mensen willen komen kamperen! Dit betekent echter wel dat we zorgvuldig moeten omgaan met de ruimte die we beschikbaar hebben. Daarom is het belangrijk om de volgende drie regels duidelijk te communiceren naar jouw groepsleden:

1. Per individuele kampeerder rekenen we met 1,85 meter kampeerruimte (lengte), ongeacht het soort kampeermiddel!
2. De maximale toegestane breedte (inclusief eventuele voortent of luifel) van een kampeermiddel mag niet meer zijn dan 5 meter. Het is niet toegestaan om zowel een voortent als een luifel voor het kampeermiddel te plaatsen. Er moet dus een keuze gemaakt worden.
3. Om te voorkomen dat je bij aankomst op het conferentieterrein voor onaangename verrassingen komt te staan, vragen we je bij de groepsaanmelding ook de kampeermiddelen en bijbehorende afmetingen (inclusief eventuele voortent of luifel) op te geven.

Legertenten (of soortgelijke kampeermiddelen) zijn te diep voor een reguliere kampeerplek. Wanneer je voor bijvoorbeeld een jeugdgroep toch gebruik wilt maken van een dergelijk kampeermiddel, geeft een van de groepsleden een legertent op als kampeermiddel. Wij houden er bij het indelen van de groepen rekening mee dat een dergelijk kampeermiddel aan het einde van een doodlopend laantje geplaatst moet kunnen worden. Houd er wel rekening mee dat de voor de groep beschikbare ruimte is gebaseerd op de maximale ruimte per persoon. Plaatsing van de legertent dient hierbinnen te passen!